用分组组织，不合并独立需求
可按设备、部门或使用目的分组。每行保留独立编号，便于追踪备注与数量变化，而不必重排整份清单。包装规格与实际所需单件数量应分开。
- 稳定的条目编号
- 货品数量与单位
- 相关包装规格
把替代偏好写清楚
每项注明是否必须指定品牌，或能否提出有资料说明的其他方案。不要让供应商根据清单另一处的笼统备注推测。任何替代方案，都应先明确标识并得到接受，才能作为约定替换件。
- 必须或偏好的品牌
- 是否可提出替代方案
- 需要另行批准的例外
明确哪些货可以一起发
注明缺项能否后补，或必须整单齐备后发运。部分货品可能需要单独装卸或文件，不能假定所有条目都能同箱、同路线运输。可行的集货安排应在报价中确认。
- 部分数量处理偏好
- 优先项目
- 集货与发运指示